OneDrive veya Google Drive yedek sayılır mı?

Bilgisayardaki Belgeler klasörü OneDrive'a ya da Google Drive'a bağlıysa dosyalarınızın bir kopyası bulutta durur. Bu çoğu zaman "yedeğimiz var" diye düşünülür ve kısmen doğrudur: disk bozulduğunda ya da bilgisayar çalındığında dosyalar buluttan geri gelir. Sorun, eşitlemenin bilgisayarda olan her değişikliği buluta taşımasıdır; silme ve şifreleme de buna dahildir.

Eşitleme nasıl çalışır?

Bilgisayardaki klasör ile buluttaki klasör aynı içeriğin iki kopyasıdır ve değişiklik iki yöne de gider. Bu, gün içinde dosyalara her yerden ulaşmak için çok kullanışlıdır. Aynı özellik şu durumlarda kopyayı da etkiler:

• Yanlışlıkla silme: Bir çalışan paylaşılan proje klasörünü siler. Klasör buluttan ve klasörü eşitleyen diğer bilgisayarlardan da kalkar.
• Üzerine kaydetme: Fiyat listesinin üzerine eski tablo kaydedilir. Buluttaki dosya da değişir.
• Fidye yazılımı: Bilgisayardaki dosyalar şifrelenir. Şifreli haller buluta eşitlenir.

Bu durumlar için hizmetlerin geri dönüşüm kutusu ve sürüm geçmişi vardır. Geri dönüş mümkündür, ama süreleri sınırlıdır.

OneDrive klasör yedeklemesi ne yapar?

Microsoft, Masaüstü, Belgeler ve Resimler gibi klasörleri OneDrive'a bağlayan özelliği bilgisayar yedeklemesi olarak tanıtıyor. Bu özellik açıldığında söz konusu klasörler OneDrive'ın içine alınır ve eşitlenir. Yukarıda anlatılan kurallar bu klasörler için de geçerlidir: silinen dosya buluttan da silinir, şifrelenen dosya buluta şifreli haliyle gider. Özelliğin yararı, bilgisayar bozulduğunda ya da çalındığında bu klasörlerin kaybolmamasıdır; geçmişe dönüş süreleri ise aşağıdaki sınırlarla aynıdır.

Geri alma süreleri ne kadar?

Microsoft ve Google'ın yardım sayfalarına göre:

• OneDrive geri dönüşüm kutusu: Kişisel hesaplarda son 30 günde silinen dosyalar geri alınabilir. İş ve okul hesaplarında bu süre varsayılan olarak 93 gündür; yönetici değiştirebilir.
• OneDrive'ı geri yükleme: Microsoft 365 aboneliği olanlar tüm OneDrive'ı son 30 gün içindeki bir zamana geri alabilir. Microsoft, fidye yazılımı algıladığında geri yükleme için bir tarih de önerir.
• Google Drive çöp kutusu: Çöp kutusundaki dosyalar 30 gün sonra kalıcı olarak silinir.
• Google Drive sürüm geçmişi: Drive'a yüklenen Excel, PDF gibi dosyaların eski sürümleri 30 gün sonra ya da 100 yeni sürüm oluştuğunda silinebilir. Bir sürümü kalıcı tutmak için elle işaretlemek gerekir.

Dropbox gibi diğer eşitleme hizmetleri de aynı mantıkla çalışır; geri alma sürelerini kullandığınız planın sayfasından kontrol edin.

30 gün içinde fark edilen bir sorun çoğu zaman geri alınır. Mart ayında silinen bir klasör haziranda arandığında ise bu süreler dolmuş olur. Yıl sonu kapanışında aylar önceki bir tablonun eski haline ihtiyaç duyulması da benzer bir durumdur.

Fidye yazılımında OneDrive ne kadar korur?

Microsoft 365 aboneliği olan kullanıcılarda OneDrive, fidye yazılımı algıladığında uyarı gösterir ve tüm OneDrive'ı saldırıdan önceki bir zamana geri almayı önerir. Bu, son 30 gün içinde fark edilen bir saldırıda işe yarar. Sınırlarını da bilmek gerekir:

• Yalnız OneDrive'daki dosyaları kapsar; bilgisayarın diğer klasörlerini, sunucuyu ve veritabanlarını kapsamaz.
• Saldırgan Microsoft hesabınızın parolasını da ele geçirdiyse buluttaki dosyalara doğrudan erişebilir. Hesapta iki adımlı doğrulama bu yüzden önemlidir.
• Geri alma tüm OneDrive için tek bir tarihe yapılır; o tarihten sonra yapılan meşru değişiklikleri ayrıca kurtarmanız gerekebilir.

Eşitlemenin dışında kalan veriler

• Muhasebe programının veritabanı: OneDrive ve Google Drive, çalışan bir SQL Server veritabanını yedeklemek için tasarlanmamıştır. Veritabanının nasıl yedekleneceğini SQL Server otomatik yedekleme yazısında anlattık.
• Sunucudaki ortak klasörler: Ofisteki dosya sunucusu ya da NAS cihazı genellikle bu hizmetlere bağlı değildir.
• Seçilmeyen klasörler: Yalnız eşitlemeye eklenen klasörler buluta gider. Masaüstüne ya da D: sürücüsüne kaydedilen dosyalar dışarıda kalabilir.
• Kişisel hesaplardaki şirket dosyaları: Çalışan şirket dosyalarını kendi kişisel hesabında tutuyorsa, işten ayrıldığında dosyalar da onun hesabında kalır.

Hangi durumda ayrı bir yedek gerekir?

• Şirket verisinin 30 günden eski bir haline dönme ihtiyacı olabiliyorsa.
• Ofiste sunucu, SQL veritabanı ya da ortak klasörler varsa.
• Fidye yazılımına karşı eşitlemeden bağımsız bir kopya isteniyorsa.
• Çalışan ayrıldığında verinin şirkette kalması gerekiyorsa.
• Bir klasörü ya da bilgisayarın tamamını tek seferde belirli bir tarihe döndürmek istiyorsanız.

Bu hizmetler ne zaman yeterli olabilir?

Tek başına çalışan bir serbest meslek sahibi, birkaç GB belgeyle çalışıyorsa, Microsoft 365 aboneliğindeki 30 günlük geri yükleme ve ayda bir harici diske alınan bir kopya makul bir düzen olabilir. Burada dikkat edilecek nokta harici diskin yedek alındıktan sonra bilgisayardan çıkarılmasıdır. Veri büyüdükçe, çalışan sayısı arttıkça ve sunucu devreye girdikçe ayrı bir yedekleme düzeni gerekir.

İkisini birlikte kullanmak

OneDrive ya da Google Drive gün içindeki paylaşım ve erişim için kalabilir. Yedekleme programı ise geçmişe dönüş ve ayrı kopya işini görür. Birlikte kullanırken üç noktaya dikkat edin:

1. Yalnız çevrimiçi dosyalar: OneDrive'ın isteğe bağlı dosyalar özelliği açıksa bazı dosyalar bilgisayarda yalnız simge olarak durur; içeriği buluttadır. Yedekleme programının bu dosyaları yedekleyebilmesi için klasörü "Bu cihazda her zaman tut" olarak işaretleyin.
2. Silme yetkisini sınırlamak: Paylaşılan klasörlerde dosya silebilen kişi sayısını azaltın. Google Workspace'in ortak drive'ları ve SharePoint bu tür yetki ayarlarına izin verir.
3. Aynı veriyi iki kez saymamak: Yedek kapasitesini hesaplarken eşitlenen klasörleri bir kez sayın. Hem bilgisayardan hem buluttan ayrı ayrı yedek almak çoğu zaman gerekmez.

Örnek senaryo

Aşağıdaki örnek gerçek bir olay değildir; tipik bir durumu göstermek için kurgulandı.

6 kişilik bir tasarım ofisi bütün proje dosyalarını ortak bir Google Drive klasöründe tutuyor. Ofis sahibi, yer açmak için bittiğini düşündüğü bir projenin klasörünü siliyor; silme işlemi klasörü eşitleyen herkesin bilgisayarına yansıyor. Proje kapandığı için kimse fark etmiyor. 45 gün sonra müşteri eski tasarımın düzenlenmiş halini istiyor; dosyalar çöp kutusunda 30 gün kaldıktan sonra kalıcı olarak silinmiş.

Ofis bu olaydan sonra Drive'ı paylaşım için kullanmaya devam ediyor. Ayrıca ofisteki bir bilgisayarda bütün proje klasörünü eşitleyip her gece bir yedekleme programıyla buluta yedekliyor ve yedekte 90 günlük sürüm geçmişi tutuyor.

Kontrol listesi

• Hangi şirket verileri yalnız OneDrive ya da Google Drive'da duruyor?
• Kullandığınız hesap türünde geri dönüşüm kutusu ve sürüm geçmişi kaç gün?
• Şirket dosyaları kişisel hesaplarda mı, şirket hesaplarında mı?
• Sunucu ve veritabanı yedeği ayrıca alınıyor mu?
• Eşitlemeden bağımsız, geçmişe dönülebilen bir kopya var mı?
• Son kez ne zaman eski bir dosya geri yüklendi?

Yedeğin eşitlemeden farkını bulut yedekleme nedir yazısında, bilgisayarların yedeklenmesini bilgisayar yedekleme sayfasında anlattık.